弊社の議事録の書き方マニュアル

こんにちは!

昔、僕が書いた、弊社の議事録の書き方マニュアルを販売したことがあるんですが、それを再度売って欲しい・・・という声があったので投稿してみます。

あくまでうちの会社ではこうしているよ、という例なのですが、一つの参考にしてもらえるといいかなーと思いまして!

では行きます。


前提

これは何?

議事録を上手に書くための、アル社のマニュアルです。

何のためにあるの?

リモートワーク時代には、議事録の精度はとても大事です。議事録は、会社の事業をドライブさせるための重要なツールであり、一緒に働くためにコミュニケーションを円滑にさせる潤滑油です。

わかりやすい議事録の書き方をマスターすることで、お互いの働き心地をアップし、生産性を高めていくためにこのマニュアルを作りました。

議事録の前提知識

議事録って何?

そもそも議事録とは何でしょうか?

議事録は、簡単にいうと「会議で話されたことを文章にして、参加者、ステークホルダーと共有するためのもの」です。

では、「使いやすい議事録」とは何でしょうか?

それは、単に会議で話されたことが羅列されていることではありません。使いやすい議事録とは、読み手が知りたい情報が端的に書かれており、参照しやすいものなんですね。

たとえば、単に会話の流れがわかるものでは、すべてを読まないといけないですし、読み解くのが大変だったりします。

ここでは、まず、「使いやすい議事録」を書くためのコツを紹介します。

議事録を書くメリットは?


議事録を書くメリットはいくつかあります。特に重要なのは

  • 参加者同士で、何が決まったのか、何を次にするべきかが明確になる

  • 議事録を書く前提で会議にのぞむことで、会議の質があがる

    • 参加者は自分でメモをしたり、記憶する必要がなくなる

  • コミュニケーションが円滑になる

    • 言った言わないの勘違いが起こりづらい

    • 会議中に、お互いに認識がズレていたものを修正することができる

  • 次回の会議のときに参照することで、議論の経緯が把握できる

  • 議論に参加していない人への情報共有がスムーズになる

などです。

議事録は、会議の質をあげ、また仕事をすすめる上でのトラブルを防ぐ力があります。

特に、リモート会議では、リアルで会っているときのように、細かく顔を合わせてすり合わせる、ということがしづらいので、議事録をちゃんと書くことが重要です。

誰が書くの?

議事録は誰が書いても問題ありません。しかし、会議の目的は、意思決定をすることがメインなので、意思決定者でないほうが望ましいでしょう(意思決定者は、意思決定に集中してほしい!)。

特に、ビジネス文書に慣れていないメンバーにはとてもよい経験になるので、なるべく経験が少ないメンバーに任せることを個人的にはオススメしています。

議事録を書く前の心構え

では、実際に議事録を書く・・・その前に、心構えが合ったほうがいいと思うので、書いておきます。

とにかく読者目線が重要

使いやすい議事録を考える際でとても大事なことは「この議事録を読む人は、どんな人で、何を求めているのだろうか」という点です。

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