複雑なプロジェクトをうまく回すためのコツを教わった

複雑なプロジェクトをうまく回すためのコツを教わった

こんにちは!アルという会社をやっている、けんすうと申します。

最近、日本の大規模なプロジェクトとかイベントを開催するときに、「なんか全体としてグダグダだよね」という感じの話をよく聞いたりします。

で、そういうのを見て、日本とある大先輩経営者に「ああいうのってどうやったらいいんですか?」を聞いてみました。

その人は、ここ数年でも、めちゃくちゃ複雑そうで、かつ利害関係者が多そうなプロジェクトを、どれも成功に導いているので、何かコツがあるのかなと思ったのです。

そうしたら、その答えがすごくわかりやすくて。端的にいうと「プロジェクトの期間を短くするだねー」ということでした。

というので、せっかくなので、その話をシェアしたいと思います。

複雑性が起こる理由

そもそも、なんでプロジェクトが複雑化して、グダグダになっていくかというと・・・。

たとえば、イベントを開催する時に、現場の人がすごくいい感じのプランを考えているのに、「この人にはお世話になっているからさあ、ちょっと出演させてやってよ」みたいな横槍が入って、入れざるを得なかったり、「この人をプロジェクトに入れてほしい」みたいな、余計な人が入ってきたりする、ということがあったりするんです。

「いや、今回のプロジェクトではこういくんで無理です」といえれば楽なのですが、だいたいのケース、そうもいきません。というのも、組織の中ではプロジェクトは複数走っていることが多いからです。

会社だったら、会社を経営するというプロジェクトがあり、それは何年も続きます。大規模イベントをするとしたら、それはその中の1つのプロジェクトにすぎません。

となると「このプロジェクトでは、大物ミュージシャンのこの人に恩を売っておいて、その代わり、こっちで協力してもらう」とか「この案件では、この事業部長の手柄にしておいて、別のプロジェクトでの社内説得を通りやすくする」みたいに、いろいろ複雑に絡み合ったりしています。

なので、これを単に「えらい人が口を出すからダメだ」とかで単純化してしまっても、あまり解決になりません。それぞれの仕事のレイヤー、持っているプロジェクトの大きさや数、優先順位などが絡み合うからです。

これを「老害が口出すからダメなんだ!」とか「社内政治が絡むとダメなんだ!」と片付けたくなる気持ちもわかるんですが、点でいうと単に口を出しているだけのケースに見えても、会社という全体では、最適解だったりするので無下にできません。

しかも、その横から口出されるのが、口出ししたえらい人の私利私欲なのか、会社の全体最適なのか、思いつきなのか、を判別できないという問題もあります。

なので、大規模プロジェクトでは「横槍で変な依頼が入ってくる」というのは防ぎづらいと思っておいたほうがよさそうです。

期間を短くするメリット

というわけで、それを避けるには「期間を短くする」という手段を使うのがいい、ということです。

当たり前ですが、期間を短くすると横槍を入れるタイミングが減ります。さらに「いや、これもうあと2ヶ月でやらないといけないんで、もう変更効かないんすよ!すいません!」と断りやすかったりもします。

お願いする側は、だいたい「あわよくば」だったり「とりあえず言ってみて、通ったらラッキー」くらいのものも多いので、割とこういうのだけでも排除できる。

さらに調整業務とかも「これ、もう時間ないので、いろいろ言いたいことはあると思いますが、何卒お願いします!」みたいなので通したりとかもできるので、現場の裁量があがります。

というので、期間を短くするだけで、工数が膨れ上がったり、変な横槍による変なものを入れ込む必要がなくなるので、成功しやすい、というわけです。

というわけで

だいたいにおいて、複雑なプロジェクトや大規模なプロジェクトをやる場合は「きちんと準備期間をとって、しっかりとすすめよう」となりやすいのですが、それだと逆に難易度があがっているのかもしれません。

準備不足で事故るのはもちろん論外だとしても、余裕を持つよりも、ギリギリでクオリティ高いものが出せるくらいの期間にしておくのは、プロジェクトの質を保つのにいいんじゃないかなーと思いました。

参考になったので、noteに書きました!

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けんすう

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