こんにちは！

僕とか周りはビジネスパーソンばっかりなんですが、ビジネスの世界にも「講演をする」とか「パネルディスカッションで話す」みたいな機会が結構あったりします。

最近だとYouTubeとかの出演、とかも近いですね。

どれも仰々しいですが、要は「100人とか200人をターゲットにした、小さいイベントで話す」とかは結構あったりするんです。

んで・・・。周りでもたくさん受けている人が多いんですが、結構よく聞くのが「無駄に負担を増やす主催者が多くて困る」というやつです。

とはいえ、主催者側としても、講演をやったことがある人が内部にいなかったりしてわからないこともあるよなあ、と思ったので、マニュアルを書いてみますね。

周りの登壇者と話した感覚値なので、業界によっては違うかもしれませんが、僕の周りだと結構同意を得られる内容なはずです。

必要な情報をくれ

まず、必要な情報が連絡の時点で書かれていないケースが結構あります。この辺りについてまとめます。

開催日と場所

まず、日時と場所は知りたいです。具体的には

• 開催はいつなのか

  • 平日なのか休日なのか

  • 昼なのか夜なのか

• 場所はどこなのか

  • オンラインなのか、オフラインなのか

です。オンラインで平日15時から、というのと、オフラインで土曜日の夜、だと全然予定の抑え方が変わるんですけど、意外とこのあたりが共有されていなくて「出てもらえますか？」と言われちゃう。

で、「いいっすよ」と言ったら「土曜日の夜に愛知なんです」とか言われると、いけねーよ！みたいになったりすることもあって・・・。お互いに無駄なので、その辺りは先に伝えておくといいかなあと。

用意がいるのかいらないのか

用意がいるのかいらないのかも重要です。例えば「1時間半、日本経済と今後のインターネット業界について話してくれ」と言われると、資料とかの準備がめっちゃ大変なんですね。新しく作らないといけない。

一度話したことがあるようなテーマだったら以前作った資料があるかもしれないので、手間は減ります。

司会がいて、いろいろ聞いてくれるので準備はいらないですよ、というのであれば、受けやすかったりします。また、パネルディスカッションだと、さらに自分の負担は減ります。

しかし、このあたりが事前にわからないこともあって、「これってどういう形式ですか？」と聞いたりしないといけないのがあったりするので、、先に伝えておいた方がいいかなあ、と。

誰が出るのか

またパネルディスカッションだと誰が出るのか？は非常に重要です。

なんかマジで詐欺師みたいな人がアサインされると「いや、ちょっと無理っす」となったりしますし、だからと言って「北海道で、畜産をやっている人と話してもらいます」と言われたら、なんで？となったりしますし。

このあたり、誰に声をかけているのか？とかで判断することが多いので、事前に知らせておいてくれるといいなあ、と。

聞く人たちの情報について

聞く人たちが誰か？も重要です。高校生ですよ、というケースと主にエンジニアです、だったら全然違うでしょうし、

「とにかく当選したい、地方の政治家たちなんです」と言われると、なんで僕が？となったりします。

どの人たちに向けてだったら話せるのか？がそれぞれあったりすると思うので、事前に伝えておいた方がいいかなあ、と。

出演者の男女比

これは結構気にしている人が多いんですが「出演者が中年男性ばかり」とかだともうリスクが高かったりします。

女性比率を考えないイベントはもう出たくないなーと思っている人は結構います。倫理的な面もあるでしょうし、普通にめっちゃ叩かれるというのもあったりしてリスクだ、と思っている人も多いです。

男女比率は事前に知りたいですし、特に強い理由がなく「男性が100%すわ」と言われると「じゃあ自分の枠は女性をお呼びしてくださいな」みたいになります。

フィーについて

こちらも、先に伝えてくれるといいなあ、と思っています。というのも「50万円です！」というところもあれば「3000円なんです」というところもあったりします。

50万円でオンラインだったらコスパいいから受けよう、というケースもあるでしょうし、3000円で、大阪まで来てください、交通費は払えません、だったら断る、とかもあったりするので・・・。　

拘束時間について

上記に書いたものたちとも連動しますが、例えば「1時間話してくれ」と言われると、僕とかは1時間話すんだな、と思うんですが・・・。オンラインだと移動時間もないので1時間の負担だけですが、これが「事前打ち合わせが1時間」「当日は1時間前集合」「場所が遠い」とかだと、4時間の拘束になるんですね。

4倍の工数になってしまうので、このあたりもまとめて書いてもらえると嬉しいです。

無駄な時間を減らそう

というので、事前情報についてはこんなもんかな思うんですが、当日の時間についてもいろいろあります。

まず前提として「講演に呼ばれる人は、講演に呼ばれる人なので、割となれている」というケースが多いです。なので「丁寧すぎるくらい丁寧な方がいいだろう」と対応されると、大体において過剰だったりします。

時間を余計に取られるとみんなちょっと困ったりするので、その点について書きます！

事前打ち合わせはいらない

「事前にオンラインで打ち合わせさせてください！」というのはよく言われるんですが、これが意味があったケースがほとんどありません。

大体、担当者の顔合わせだったりご挨拶だったりする意図があるんだと思いますが、話し手は全然求めていないんです。

というのも「事前に話しても忘れてしまう」というのもありますし、逆に「その打ち合わせで面白い話をしてしまって、当日の熱量が失われる」というケースもあったりします。

ご挨拶みたいなのを強く求める人とか、内容を完全に把握したい広報がいる、とかなら打ち合わせをすればいいと思うんで、主催者側としては

などと言ってもらえれば、無難なんじゃないかなあ、と思います。

開始前のバッファはさほどいらない

よくあるのが「開始1時間前についてください」とかです。下手したら「2時間前に集まってくれ」とかもあります。

これはリスクヘッジなんだと思いますが、、正直、1時間前についても「部屋で待機」みたいなものが多くて、大体放置されるので「なんで早くついたんだろ」と思ってしまいます。

もちろん、遅刻によってお客さんを待たせたり、欠席になるリスクが怖いというのがあるのだと思うのですが、遅刻する人は「開始時間までに一とけばいいか」というプレイをしたりしますし、逆に僕みたいな小心者は、集合時間が決まっていると、むしろその30分前についてたりするので、1.5時間とかについちゃったりするんです。

かなり無駄な時間になっちゃうんですね。なので、普通に開始15分前集合とかでいいと思います。

講演前に打ち合わせさせてください

これもよくあるんですが、台本などを見せられて、流れを確認するという作業です。

まあ、ざっくりと「この位置に座ってください」とか「司会がこういうので、この合図で出て、こちらにはけてください」くらいは知りたいですが、ほぼ「台本が共有されていれば、興味があればみるし、なければ見ない」なので、事前に共有される意味があまりないんです。

「何を話しますかねえ」みたいな打ち合わせをすることもあるんですが、これって会話の内容に踏み込むと楽屋トークで盛り上がり、本番で盛り上がらないこともあったりします。

なので、5分前に超軽く説明してもらえればほとんどの人はいけるんじゃないかなーと思うので不要です。 まあ、ここも「話し手に選ばせる」のが良いと思うので、テキストで詳しいことを送りつつ

などと確認してもらえればいいかなーと。

名刺交換は要注意

例えば「講演終わった後は是非とも参加者と名刺交換してください！」とか言われることがあるんですが、これがあると、余裕で30-1時間くらい時間を取られます。

もちろん、「交流したいなあ」という人たちもいたりするので、あるのは全然いいんですが、当日に言われると、帰るのがめっちゃ遅くなったりしますし、逆に帰らないといけない時は、他の人は残っているのに申し訳ないなあ、となってしまったりします。

あと、名刺普通に忘れたりするので・・・。事前に教えておいてくれるといいなあ、というのと、主催者としては名刺交換させた方が満足度が上がると思っているんですが、一人一人と結構話さないといけない x 20人とかになるので、むしろ講演よりも負担が高かったりするので、ここは要注意だなと思いました。

嬉しいこと

こういうのがあるとテンションが上がるよ、というのも書いておきます！

場所までに行く地図が丁寧

住所だけが送られてくるパターンもありますが、駅からとかタクシーで行く場合の場所が分かりやすく書かれていたり「ここでお迎えにあがります」とかが書いてあると、迷わなくてホッとします。

迷って遅刻するのが最悪なので、このあたりが丁寧だとすごくいいなあ、と思います。

アンケートがある

事後にアンケートがあって、話を聞いた人からのアンケートがまとまって送られてきたりすると、すごく参考になるし、うれしいです。

大体みんなネガティブなものは送らずにポジティブなものだけ送ってくれますが、それでいいと思います。

マイクがちゃんとしている

なんか割とマイクがちゃんとしていないケースがあって。「隣の人とマイクを共有してね」とか言われると、めちゃ喋りづらいんです。

ピンマイクとかでやるケースも増えていますが、それはそれでやりやすいですし、ちゃんとしたマイクが用意されていると話しやすいです。

スタッフがめっちゃニコニコ聞く

優秀なイベントだと、スタッフの人たちが楽しそうに聞いたり、笑い声を大きく出してくれたりして盛り上げてくれます。これだけで話しやすさが違うので、これはいいなあ、と思っています。

時間配分がリアルタイムに目の前にある

これも結構多いですがタイマーが目の前のモニタとかにあると、話の配分が決めやすいのでやりやすいです！

というわけで

いろいろと講演に呼ばれるときに、こういうのがあったら嬉しいよ、というのを書いてみました。

この記事を友達とかにも見せて「他にない？」というのを聞いて付け足そうと思っています。これをみておけば大体大丈夫、というのを目指したいなーと思っています。

よろしくお願いします！