仕事の要領が遅いという悩みへの回答

けんすう

こんにちは!

今日は「仕事の要領が悪い」という人の悩みに答えようと思います。

というのも基本的に僕もかなり要領が悪いタイプなので、新人の頃とかにすごい悩みまくった経験があります。

  • 頭の回転がそんなに早くない

  • 知識の部分が足りていない

  • 経験も足りていない

という状態の人は、「要領が悪い」状態になりやすいので、そこをどう解決したか・・・みたいな話です。

マシュマロに来た質問はこちらです。

専門職の会社員です。
仕事にめちゃくちゃ時間がかかってしまいます。
いわゆる捌けない奴で、要領が悪いのだと思います。

仕事内容は事務が主で、外出や電話対応もたまにあります。

職歴は割と長く、転職して半年以上経ったので、
「会社に慣れてない」は通用しない時期になっていると思います。
朝は、よし今日は定時で帰れそうだぞ!と思うのに、結局帰るのが一番最後になる日がほとんどです。

自分では、次の3つが原因ぽいなと感じています。

①何かをやっている最中に、他のことが気になったり思い出したりすると、忘れないようにすぐにそっちの方にとりかかったり、冒頭だけでもやっておきたくなる。

②細かすぎる(木を見て森を見ずになりがち)

③完璧主義気味(メール一つでも、見やすいようにとか読みやすいようにとかに気をつかってしまう)

幸い職場の人間関係のストレスはほぼないのですが、仕事に追われる毎日が結構つらいです。。

けんすうさんは、忙しいのにこんなにたくさんの質問にサクサク答えていて、本当にすごいと思います。

仕事を要領よくやるために意識したら良いことなど、アドバイスいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
(この文章も結局30分以上かかってしまいました…長々と申し訳ありません!)

回答

正直、質問のクオリティとしてはかなり高いと思います。

というのも

  • 自分の悩み、困っていることが明確になっている

  • 業務内容や、今のステータスがわかりやすい

  • 文章も読みやすい

となっている上で、原因となっていることも自分で把握しており、言語化もできているわけです。言ってしまえば「95%くらい課題が解決している状態」ともいえます。

その上で勝手な想像なんですが「これに時間がかかっているからもったいないけど、このクオリティが素早く出来たら超絶仕事ができる人になるんじゃないかなあ、と。

で、おそらく問題を感じているところはあっているので、そこを元に回答していきます。

他のことが気になってしまう

何かをやっている最中に、他のことが気になったり思い出したりすると、忘れないようにすぐにそっちの方にとりかかったり、冒頭だけでもやっておきたくなる。

他のことが気になってしまう・・・というのはよくあるのですが、よくあるがゆえに解決法もよくでています。

たとえば、最近でも以下のような記事を読みました。

このあたりはいろいろな工夫のしがいがあります。主に

  • 今やっていることを明確に書き出して目に入るようにしておく

  • トリガーと組み合わせる

  • マインドフルネスの勉強をする

などがよかったです。

昔の僕は、たとえばタスクアプリの一番上とかのものを表示しておいて、それ以外はやらない、とかやっていました。メモ帳などで「今はこれをやっているので、他をやらない!」と書いてたこともあります。

紙で書いてもいいし、メモアプリでもなんでもいいので「今はこれだけをやる、それ以外のことは考えない」というのを何度もやっていると、自然と目の前のことに集中できるようになります。

さらに、これにトリガーを組み合わせるなどもありまして・・・。「この水をいっぱい飲んだら、そのあと1時間は、このプレゼン資料しかやらない」みたいなルールを定めておいて、それを習慣にする、とかです。

マインドフルネスの研修なども役に立ちました。いろいろありますが「今やっていることにいかに集中するか」みたいな訓練が多いので、そのまま使えます。

ポイントとしては「気が散ってしまったり、他の事を考えてしまう」ことに対して、自分を責めたりしないほうがいいことです。イメージとしては、飛び石みたいなもので、人間の脳は、今仕事をやってても「あー、ランチ何食べようかな」とか思ってしまう性質があります。

ただ、ここで放っておくと「ランチなに食べようかな→昨日はラーメンだったな→ラーメンといえば、最近雑誌とかがおいてあるラーメン屋減ったよな→雑誌といえば、出版社の雑誌って減ってきている感じするよな→そうだ、出版社の○○さんに連絡しないと」みたいに、飛び石をどんどん先にすすんでしまうんですね。

なので、「あー、ランチ何食べようかな」という段階で「おっといけない、最初の場所に戻ろう」というふうにする、というのを、マインドフルネスの訓練で身につけることができます。

というので、このあたりはマジで単純に「練習すれば、一つのことに集中できるようになる」が答えです。

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